نصائح قيمة للمشاركة الفعالة في معارض القهوة
بفارغ الصبر ينتظر الكثير من عشاق القهوة مواعيد فعاليات معارض القهوة، وفي المقابل كثيراً ما يشعر المشاركون في هذه المعارض بالقلق حيال قدرتهم على إدارة معارضهم بالشكل الذي يتمنوه، وذلك لأن إقامة معرض ناجح، دائماً ما يتطلب مجموعة من المهارات الخاصة، خصوصاً في تنظيم الخدمات اللوجستية وجدولة المواعيد وتنظيم الميزانية وقواعد بيانات الموردين وغيرها من الأمور. إن كنت ترغب بالمشاركة الفعالة في معارض القهوة، إليك نصائح قيمة تساعدك على تحقيق ذلك.
أولاً: حدد أهدافك
في البداية يجب أن تحدد أهدافك قبل كل شيء. اسأل فريقك: ما الذي تريدون تحقيقه؟ من سيقود العمل ومن هو الداعم؟ كم هي ميزانية العمل؟ هذه الأسئلة المهمة هي القواعد الاساسية للتحضير من أجل المشاركة في المعرض.
ثانياً: خدمات صالة العرض
بغض النظر عن المعرض التجاري الذي قمت بالتسجيل فيه، ستوفر لك الهيئة المنظمة للمعرض مجموعة من النماذج الورقية للخدمات التي قد تساعدك، مثل نماذج طلب الخدمات وجداول أوقات الإعداد والعرض ونماذج الدفع ونماذج طلبات العمالة وخيارات أخرى للشحن والتأجير كالاثاث والزهور والديكور.. إلخ. عليك أن تعلم أن الاستفادة الأمثل من هذه النماذج هي حجر الأساس لنجاح معرضك، لذا قم بقراءة كل صفحة واطرح الأسئلة. إذا كانت خدماتهم مفيدة ورخيصة، يجب عليك استخدامها واطلب من ممثل قاعة المعرض المزيد من المعلومات حول الخدمات التي ترغب بالحصول عليها، لاسيما تلك المتعلقة بتوظيف العمال.
ثالثاً: التخطيط
عند التخطيط لإقامة معرضك، ستحتاج إلى التفكير في الشحن والرسوم المطلوبة، كم من الوقت سيستغرق الأمر لشحن صندوقك؟ قم بحجز رحلات الطيران والإقامة وتحديد الفندق الذي ستقيم فيه، وبمجرد وصولك إلى المدينة التي سيُقام بها المعرض، تأكد من إنشاء قوائم مرجعية لما تحتاج إلى إرساله أو إحضاره أو شرائه، قم بتوظيف عمال لحمل البضائع ولا تجعل موظفيك يحملون كل شيء. ولا تنسى فحص آلة الطباعة والبدء مبكراً في طباعة المواد الدعائية اللازمة الخاصة بك.
رابعاً: زاوية عرضك
قم باختيار المكان الذي ستضع فيه زاوية عرضك، وابدأ بتركيبه. يمكن قياس زاوية العرض بحجم 3 × 3 متر أو 6 × 6 متر. ولا بد أن تكون على علم بأن مظهر زاوية عرضك يعكس صورة عنك وعن الشركة المنتجة. إذا كانت لديك قصة تُروى أو قهوة رائعة تُقدم، قم بذلك ببساطة بنفس الأسلوب الذي تقوم به في شركتك أو مع عملائك. اسأل نفسك هذه الأسئلة: كيف ستقود الناس إليك؟ لماذا يجب أن يتوقف الناس عند جناحك لتفقده؟ كن مبدعاً وساعد الحضور على اكتشافك.
خامساً: قهوتك
قف وفكر لدقيقة ما الذي قد يجعل عرضك مميزاً، لا تقم بعرض معروضات خارجة عن منتجاتك الحقيقية، يجب أن يكون جناحك انعكاساً لما أنت عليه. إذا لم تكن لك تجارب في تحضير قهوة قيشا، فهذا ليس الوقت المناسب للقيام بذلك. اعرض القهوة التي جعلتك ناجحاً لأن هذا ما يريد الناس تجربته.
سادساً: المعدات
"لقد شربت كل أنواع القهوة في هذا المعرض، لكنني وجدت أن قهوتك لا يمكن منافستها" هل هذا حقاً ما تريد سماعه؟
إذاً فكر كيف ستقوم بإعداد قهوتك؟ إذا كانت قهوتك من النوع التي تحتاج إلى وقت للتحضير قبل التقديم، قم بتحضيرها مع فريقك في وقت مبكر. وقبل ذلك لا تنسى توفير جميع عناصر التحضير المطلوبة: مصدر مياه ساخنة وأدوات صغيرة و ماكينة إسبريسو..الخ. ومن البداية تواصل مع إدارة المعرض واحصل على كل مستويات الطاقة الكهربائية التي ستحتاجها لتشغيل أجهزتك. تأكد أن كل هذه الترتيبات الدقيقة سيكون لها أثر كبير على نجاح معرضك.
سابعاً: التعاون والتنسيق
تقدم جمعيات القهوة فرصاً كثيرة للتعاون في أنشطة وفعاليات المعارض، سواء كنت ترغب في التدريس في دورات تدريبية أو استضافة فعاليات أو التطوع، قم بالتواصل مع مندوبي هذه الجمعيات وقم بالتنسيق معهم. فكر في شركائك، تحدث إلى العملاء والموردين ووسائل الإعلام، ضع في اعتبارك أنهم يريدون سماعك وأن الجميع يرغب في إحداث ضجة كبيرة خلال هذا الحدث، ويمكنك أن تكون الشرارة التي تشعل أكثر الأحداث إثارة في المعرض.
ثامناً: فريق إدارة صالة العرض
غالباً ما يكون موظفي صالة العرض الأكثر لطفاً وفي نفس الوقت الأكثر جدية، لا تنزعج منهم، فهم يحاولون بذل مجهود خارق في سبيل لقمة العيش. لذا كن لطيفاً معهم، على سبيل المثال، أرسل لهم قهوة مجانية. وستراهم يشاركونك بعض النصائح.
بعض من المعارض العالمية للقهوة المختصة
- عالم القهوة World of Coffee
- المعرض العالمي للقهوة International Coffee Expo
- SCAJ World Specialty Coffee Conference and Exhibition
- المعرض الدولي للقهوة والشكولاتة في الرياض - International Coffee and Chocolate Exhibition
الملخص
السر في مشاركة مميزة في المعارض هو التنظيم والدقة الشديدة في العمل، مع الاخذ بعين الاعتبار أنه ليس هناك تنظيم لمعارض بدون عدد من المشاكل المفاجئة التي تأتي في أخر دقائق التجهيز، وهذا ضمن طبيعة عمل الفرق المنظمة للمعارض العالمية. وأخيراً، لا تنسى الاستمتاع في المعرض والمشاركة والتشبيك بين الشركات في هذه الفرصة الفريدة.
